Privacyverklaring

1.    Algemeen

Koninklijke en Souvereine Hoofdgilde van Sint-Joris Gent VZW (verder afgekort tot SJG) hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. SJG VZW houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR). 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen

Als SJG VZW zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Koninklijke en Soevereine Hoogdgilde van Sint-Joris Gent VZW

Buitenhof 35 te 9000 Gent

griffier@sintjorisgilde.be

0475 36 60 27 (Michel Rowan, griffier)

2.    Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door SJG VZW verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Beheer van de leden en betalingen (uitvoering overeenkomst)
• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van SJG, LUK VZW en NUKB VZW (uitvoering overeenkomst)
• Het versturen van nieuwsbrieven (o.a. De Belleman) en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang)
• De verwerking van resultaten van schietingen (gerechtvaardigd belang)
• De leden via LUK VZW aan te sluiten bij een overkoepelende sportbond (VLAS/SPORTIV) en hen alzo te verzekeren voor sportongevallen (uitvoering overeenkomst)
• Deelname aan een evenement (gerechtvaardigd belang)
• Beantwoorden van vragen contactformulier website (gerechtvaardigd belang)
• Publicaties op interne media zoals tijdschrift De Belleman (algemeen belang + toestemming)
• Persoonlijke gegevens die een kandidaat lid vrijwillig meedeelt bij zijn kandidatuurstelling (gerechtvaardigd belang)

3.    Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen  de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de hierboven genoemde doelstellingen  :

• Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail en Rijksregisternummer
• Persoonlijke kenmerken : geboortedatum en geslacht
• Schietresultaten en andere verwezenlijkingen van het lid (bvb. verkiezing als confreer of lid van de Eed)
• Betalingen
• Deelname aan activiteiten en verbruik bar
• Beeldopnames (foto’s, film etc.)

4.    Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden door de penningmeester en griffier van SJG intern verwerkt, alsook door de redactie van de Belleman

Deze gegevens worden tevens door de persoon hiervoor aangeduid binnen de Eed rechtstreeks (of met behulp van de secretaris van LUK VZW) ingegeven en bijgehouden in ILA, het online platform van VLAS/SPORTIV. Zij kunnen daar ten alle tijden de gegevens aanpassen.

De gegevens kunnen geraadpleegd en verwerkt worden door de leden van de Eed van SJG VZW, met volgende doelen:

• Nagaan of lidgelden voor de ingeschreven leden, alsook consumpties, betaald zijn
• Opstellen lijsten van jubilarissen
• Verwerking van uitslagen van wedstrijden georganiseerd binnen de gilde.
• Beantwoorden van vragen gesteld in het contactformulier

De gegevens worden ook verwerkt door volgende externe organisaties

• De LUK VZW, (Landelijke Unie van Kruisboogschutters) en via LUK VZW tevens VLAS/SPORTIV en de partners waarmee zij werken, zoals de verzekeringsmaatschappij en de Vlaamse overheid
• De NUKB (Nationale Unie der Kruisboogschutters van België) voor het bepalen van schutter categorieën en verwerken van schietresultaten

Andere organisaties, zoals de Vlaamse Overheid, krijgen enkel geanonimiseerde informatie.

5.    Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

• Het aansluiten bij LUK en VLAS/SPORTIV
• Het verzekeren van de leden voor sportongevallen

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft.  Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

6.    Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

7.    Bewaartermijn

SJG  bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. SJG verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 3 jaar na beëindigen lidmaatschap. Naam en e-mail adres van uitgetreden leden worden blijvend bewaard  voor uitnodigingen voor evenementen waarbij ook oud-leden betrokken worden, tenzij zij verzoeken geen informatie meer te ontvangen.

Gegevens over evenementen worden niet langer dan 1 jaar na het evenement bewaard.

8.    Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens SJG VZW van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• De toegang tot het online ledenplatform ILA van VLAS/SPORTIV is beschermd door een gebruikersnaam en paswoord. Deze zijn bekend door de beheerder van VLAS/SPORTIV, de secretaris van LUK VZW en de verantwoordelijken aangesteld door SJG
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Alle gegevens worden op betrouwbare cloud toepassingen bewaard, welke enkel met een paswoord toegankelijk zijn (Dropbox, G-mail en Doodle). Deze toepassingen staan in voor back-ups.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

9.    Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben.  Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren. 

Tevens kan je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Tevens kan je bezwaar indienen tegen de publicatie van alle of specifiek beeldmateriaal door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

10.         Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

https:// www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

11.         Wijziging privacyverklaring

SJG VZW kan de privacyverklaring steeds wijzigen.  De laatste wijziging werd goedgekeurd op de Algemene Vergadering (confreers vergadering) van ____ februari 2024